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Restauración de Libros:

La conservación y restauración de un libro se refiere a los procesos necesarios y eficaces para cuidar su integridad y extender su tiempo de vida útil lo más posible.

La restauración de un libro se refiere a las técnicas necesarias para reparar y renovar su aspecto anterior.

El objetivo principal de la conservación y restauración de un libro es preservar y recuperar las obras que representan un pedazo de historia, debido a que son muestras tangibles del pasado.

Conservación del Libro:

La conservación de un libro está un paso antes de la restauración, ya que se trata de un método preventivo. Para lograr el mantenimiento de un libro en buenas condiciones físicas que faciliten su consulta, se debe evitar el deterioro o destrucción del ejemplar.

Los libros están hechos de materiales orgánicos en su mayoría (papel o cuero en algunos casos) y esto provoca que con el tiempo se vayan deteriorando.

Para una buena conservación, se deben tener en cuenta algunos factores ambientales:

• Temperatura y humedad: una alta temperatura puede desecar los libros; una baja temperatura puede crear una condensación.
• Polvo: debido a su composición química, puede ser causa de deterioro interno del papel a tal punto que podría provocar hongos en los libros e incluso su decoloración. Para ello se recomienda una limpieza sencilla con un trapo, un plumero o una aspiradora especial para su eliminación.
• Luz: puede propiciar la oxidación y el oscurecimiento del papel, por lo que los libros no deben estar expuestos directamente a la luz solar.
• Insectos: ciertos tipos, como la polilla del tejido, la carcoma, el pececito de plata y la termita de madera seca, se alimentan del papel de los libros, creando en ellos pequeños agujeros llamados “galerías”. Una buena higiene y control de la temperatura ayudan a mantener alejados a estos y otros microorganismos maléficos para las hojas.
• Manejo: maltrato que las personas les dan mientras lo consultan. Entre los errores más comunes se encuentran: comer, beber o fumar cerca de ellos, abrirlos más de lo que su encuadernación permite, y extraerlos de manera inadecuada del estante, por ejemplo, al tomarlos por la cofia, la parte superior del lomo.

Restauración del Libro:

La restauración del libro busca la recuperación de la integridad física de la obra para recuperar su condición original en la medida de lo posible y recuperar las características perdidas o mutiladas de los documentos.

Los defectos más comunes de un libro a restaurar son:

• Manchas en los lomos o al interior de la obra de diversa naturaleza: agua, café, restos de comida, grasa, entre otros.
• Rasgaduras en algunas de las hojas que van desde una de pequeñas dimensiones hasta aquellas que atraviesan la hoja por la mitad.
• Hojas sueltas que se han descosido de su cuadernillo o cuadernillos completos que se han desprendido del resto.
• Dobleces de diversos tamaños en las hojas.
• Fracturas entre las hojas del libro, causadas por un impacto o presión, por lo que se desprenden entre sí y dejan el interior del lomo a la vista.
• Pequeñas cavidades hechas por los insectos que se alimentan de papel. A estas cavidades se les conoce con el nombre de “galerías” y pueden presentarse de diversas formas: un simple círculo que atraviesa gran cantidad de hojas formando una especie de cilindro al interior de un libro, o una especie de tubo horizontal en un menor número de páginas.
• Desprendimiento del lomo.
• Pérdida parcial o total de la cartera, o cubierta; consta de dos tapas y un lomo, generalmente hechos de cartón, cubiertos por un forro, el cual normalmente es de tela y puede estar acompañado de papel.
• Pequeños detalles del forro: deterioro de las puntas a causa del roce, o desgaste en la cañuela (cavidad lineal y delgada que se encuentra entre el lomo y la tapa) provocada por el movimiento de abrir y cerrar el libro.

 

Conservación de Antigüedades:

Uno de los puntos más importantes a tener en cuenta, es la influencia del entorno sobre nuestras piezas, ya que a partir de ahí,  podrá Usted mantenerlas en buen estado o no se deterioren con el correr del tiempo.

Los efectos del sol, el calor, la luz y la humedad representan los principales factores que acotaran la vida de los objetos preciados por cada coleccionista.

Las Tres (3) reglas básicas para crear el ambiente adecuado para sus antigüedades:

• No colocarlas en un lugar donde se les exponga demasiado al sol, especialmente si se trata de papel o tejidos, pues los rayos ultravioletas deterioran poco a poco las piezas hasta acelerar su descomposición.  Si alguna vez hemos dejado un periódico en el patio bajo el sol, rápidamente notamos que el papel se torna amarillo y quebradizo.  Por tanto, en especial el papel y los tejidos, se tendrían que mantener en un sitio oscuro.
• Cuidar de mantener las piezas en la temperatura adecuada, pues el excesivo calor o frío afectan negativamente a las antigüedades.   Lo ideal para ellas, es una temperatura que oscile entre 16 grados C y 20 grados C.  Además debemos poner atención en que las antigüedades no se encuentren cerca del calor de una lámpara o del sistema de calefacción.
• La humedad del aire es otro factor a tomar en cuenta en especial en lugares donde se alcanzan altos niveles de humedad.

La humedad relativa ideal es entre 50 y 60 por ciento. Es de gran utilidad contar con un higrómetro para comprobarla con cierta frecuencia.  Por el contrario, en las zonas demasiado secas, conviene tener un humidificador, sobre todo para la buena conservación de la madera que se agrieta por la falta de humedad en el ambiente.

 

Organización de Archivos:

Un archivo organizado favorece la conservación del fondo documental y facilita la búsqueda y localización de los documentos.

La organización del fondo documental de un archivo responde a dos necesidades:

• Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del organismo reflejado en él y que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados.
• Facilitar la localización conceptual e inequívoca de los documentos es decir, aquella que permite conocer los términos bajo los cuales están agrupados los documentos, sin acceder físicamente a ellos, para dar respuesta a la única ubicación posible del documento dentro de la estructura organizativa del fondo documental.

Para que estos dos propósitos de la organización del fondo se materialicen es necesario utilizar instrumentos de descripción y búsqueda documental y realizar previamente las tareas de clasificación, ordenación e instalación del fondo, en ese orden.

Clasificación:

«Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original».

Tipos de Clasificación:

• Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera los documentos. Los documentos se agrupan según la función del que son reflejo o bien según las actividades de las que son resultado.
• Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura organizativa que le permita su funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo las distintas estructuras administrativas de la institución de la que emanan.
• Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de la misma o de sus actividades. Los documentos se agrupan tras analizar el contenido de los mismos, para después establecer grupos según los asuntos de los que traten.
• Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los documentos se clasifican:
• por fondos,conjunto documental producido por una institución o entidad.
• por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo tipo, reflejo de cada una de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad.
• por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto de documentos referidos al procedimiento de un mismo asunto.
• por documentos sueltos.

Ordenación:

«La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se complementa con la disposición de los distintos elementos. Es una tarea consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números… La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc.»

Las secciones y las series dentro de las secciones, se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía, siguiendo un orden cronológico, por un orden lógico o por otros criterios.

Los expedientes, dentro de las series, y los documentos, dentro de los expedientes, se ordenan siguiendo la lógica de su tramitación.

Métodos de ordenación:

• Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.
• Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.
• Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
• Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente confeccionado. Este sistema es válido por ejemplo para la correspondencia donde se ordenan los documentos por conceptos y dentro de estos, por orden cronológico.

Instalación:

La instalación de los documentos en el depósito es la última tarea en la organización del fondo documental. Consiste en la ubicación física de los documentos en las estanterías, mediante unidades de instalación (cajas, legajos y libros) que se pueden ordenar por secciones, series, sub-series o numeración correlativa.

Antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, se identifica con una signatura que haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene y a su orden dentro de la misma. De esta forma se conocerá de manera inequívoca, la ubicación física del expediente dentro del depósito.

 

Preparación de Inventarios:

Pasos a seguir para preparar un buen inventario:

Acondiciona y organiza el espacio donde se ubicarán los artículos:

Debes asegurarte de que el espacio este limpio, seco e iluminado para cada producto. Además, se recomienda contar con estanterías rotuladas para cubicarlos.

Define el sistema y formato de almacenamiento:

Esto dependerá del tipo de artículo (perecible o no) y de la rotación que cada uno posee.

Define la codificación de los artículos:

Para esto, contempla  variables como: número de modelo, color, estilo, proveedor, entre otros.

Elige una herramienta de control de stock:

La herramienta más adecuada dependerá de nuestro negocio y de la complejidad o cantidad de artículos que manejemos. En el mercado, hay todo tipo de opciones: desde plantillas pre diseñadas en Excel hasta diversos Software de Gestión a la medida.

Registra todos los movimientos:

Debes registrar la  entrada y salida de los productos, en la herramienta que utilices para el control de stocks. Esto te permitirá contar con información precisa al momento de la venta.

Realiza un inventario físico real:

El conteo físico inicial es clave. Si este no es exacto, será imposible hacerlo coincidir con el conteo del inventario final.

Programa el inventario:

Agenda un día para realizar el inventario. Se puede realizar de forma mensual, trimestral o anual.